До початку роботи працівника за укладеним трудовим договором власник підприємства, установи, організації або фізична особа повинна подати до територіальних органів Державної фіскальної служби за місцем обліку їх як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування повідомлення про прийняття такого працівника на роботу.

Тобто обов’язок з подання повідомлення поширюється виключно на трудові відносини (коли з працівником укладається трудовий договір).Форма повідомлення про прийняття працівника на роботу затверджена  постановою КМУ від 17.06.2015 р. № 413.

Подати таке повідомлення слід до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором одним із таких способів:

- засобами електронного зв'язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб, відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;

- на паперових носіях разом з копією в електронній формі;

- на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше, ніж із п'ятьма особами.

Разом з тим, повідомлення до органу ДФС про прийняття працівника на роботу не надається, якщо:

- з фізичною особою укладається договір цивільно-правового характеру,

- власник виконує функції з управління підприємством;

- фізична особа працює на громадських засадах;

- стажист навчається у роботодавця на підставі договору про стажування, який є різновидом договору цивільно-правового характеру;

- працівника поновлено на попередній роботі за судовим рішенням;

- працівник виходить з відпустки по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та відпустки без збереження заробітної плати, оскільки на період відпустки дія трудового договору не припиняється.