Відповідно до п. 177.10 ст. 177 та п. 178.6 ст. 178 Податкового кодексу фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, та фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність (далі — самозайняті особи), зобов’язані вести Книгу, у якій за підсумком робочого дня, протягом якого отримано дохід, на підставі первинних документів здійснюються записи про отримані доходи та документально підтверджені витрати.

Книга ведеться за вибором платника податку в паперовому або електронному вигляді (п. 2 зазначеного Порядку).

Відповідно до п. 3 Порядку № 481 у разі обрання ведення Книги у паперовому вигляді самозайнята особа зобов’язана подати до контролюючого органу за основним місцем обліку примірник Книги, на титульному аркуші якої зазначаються: прізвище, ім’я та по батькові, реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для осіб, які через свої релігійні переконання відмовились від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), податкова адреса, номер та дата свідоцтва про право на здійснення незалежної професійної діяльності (за наявності).

У контролюючому органі прошнурована і пронумерована Книга реєструється безоплатно. Книга засвідчується підписом керівника або заступника контролюючого органу та скріплюється печаткою.

У разі необхідності реєстрації нової Книги протягом податкового (звітного) періоду записи в ній продовжуються наростаючим підсумком, а попередня Книга залишається у самозайнятої особи.

Згідно з інформаційною карткою адміністративної послуги «Реєстрація Книги обліку доходів і витрат, яку ведуть фізичні особи — підприємці, крім осіб, що обрали спрощену систему оподаткування, і фізичні особи, які провадять незалежну професійну діяльність», затвердженою наказом № 7, строк надання адміністративної послуги становить три робочі дні.

Зареєстрована Книга видається безпосередньо в контролюючому органі платнику податків або уповноваженій на це особі.

Пунктом 4 Порядку № 481 визначено, що у разі обрання ведення Книги в електронній формі самозайнята особа зобов’язана: отримати посилені сертифікати відкритих ключів, сформованих акредитованими центрами сертифікації ключів, включених до системи подання податкових документів в електронному вигляді, укласти договір про визнання електронних документів з контролюючим органом та сформувати заяву на отримання Книги і надіслати її до контролюючого органу за місцем податкового обліку засобами електрон­ного зв’язку з дотриманням умов щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб у порядку, визначеному законодавством.

Контролюючий орган за місцем податкового обліку реєструє заяву самозайнятої особи на отримання Книги у реєстрі поданих заяв та протягом трьох робочих днів формує і надсилає самозайнятій особі повідомлення про реєстрацію Книги із зазначенням реєстраційного номера Книги та дати її реєстрації.

Після отримання платником податків повідомлення про реєстрацію Книги така особа здійснює операції з її ведення.

Статтею 1641 КпАП визначено, що неведення обліку або неналежне ведення обліку доходів і витрат, для яких законами України встановлено обов’язкову форму обліку, тягне за собою попередження або накладення штрафу у розмірі від трьох до восьми неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

Дії, передбачені частиною першою ст. 1641 КпАП, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за те саме порушення, тягнуть за собою накладення штрафу у розмірі від п’яти до восьми НМДГ.

Тобто Книгу обліку доходів і витрат потрібно зареєструвати після дати державної реєстрації до початку здійснення діяльності або до дати переходу зі спрощеної системи оподаткування.