Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

ФОП-платники єдиного податку зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, на підставі яких заповнювалися дані Книги обліку доходів/Книги обліку доходів та витрат, що використовувалися для складання декларації платника єдиного податку, або інші первинні документи, які використовуються для складання податкової звітності по іншим податкам і зборам – у разі їх сплати. Такі первинні документи зберігаються не менш як 1095 днів з дня подання декларації платника єдиного податку або іншої податкової звітності, для складання якої вони використовуються.

У випадку не зберігання первинних документів передбачено штрафні санкції у розмірі 510 грн. та 1020 грн. (при повторному порушенні протягом року) згідно ст. 121 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).

Відповідно п. 297.3 ст. 297 ПКУ платник єдиного податку виконує функції податкового агента у разі нарахування (виплати, надання) оподатковуваних податком на доходи фізичних осіб (далі – ПДФО) на користь фізичної особи, яка перебуває з ним у трудових або цивільно-правових відносинах.

За відсутності первинних документів на товари (роботи, послуги), придбані платником єдиного податку та у разі виявлення факту щодо неутримання ним ПДФО при виплаті доходу громадянам до такого підприємця – спрощенця застосовуються штрафні санкції, як до податкового агента, передбачені п. 127.1 ст. 127 ПКУ. Крім того, на суму податкового боргу нараховується пеня після закінчення строків погашення узгодженого грошового зобов’язання згідно з п. 129.1 ст. 129 ПКУ.