Срок командировки за границу превышает 60 календарных дней. Имеет ли право предприятие отнести к валовым расходам расходы на превышение установленных сроков?

В соответствии с пунктом 5 постановления КМУ «О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663 срок командировки определяется руководителем, но не может превышать при командировке за границу 60 календарных дней (общий срок командировки).Превышение установленных сроков является нарушением действующего законодательства.

Перечень расходов, включаемых в состав валовых расходов, определен п.п. 5.4.8 Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий» от 22.05.97 г. № 283/97-ВР при наличии подтверждающих документов в оригинале.

Дополнительно к расходам относятся не подтвержденные документально суточные расходы в рамках предельных норм за каждый полный день командировки, вкючая день отъезда и приезда.

Плательщиком утеряны оригиналы документов о командировке. Можно ли отнести уплаченные суммы на расходы, если будут предоставлены дубликаты документов?

Согласно п.п. 5.4.8 Закона № 283/97-ВР в валовые расходы включаются командировочные расходы физических лиц только при наличии подтверждающих документов, в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица.

Согласно п. 1.12 раздела I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59 и п. 2 постановления № 663 предприятие возмещает расходы откомандированным работникам только при наличии документов, подтверждающих стоимость этих расходов, в оригинале.

Исходя из указанного, предприятие не может включить в состав валовых расходов командировочные расходы при наличии дубликатов.

Может ли предприятие выдать на командировку сверхнормативные суточные и включить в состав валовых расходов?

Согласно ст. 13 КзоТ коллективный договор может предусмотреть дополнительные по сравнению с действующим законодательством и соглашениями гарантии, социально-бытовые льготы. Статьей 121 КзоТ гарантировано право на возмещение расходов (суточные, проезд, проживание) и получение других компенсаций в связи со служебными командировками.

Кроме того, в соответствии с Общими положениями Инструкции № 59 размер суточных расходов, которые выплачиваются работникам, направленным в командировку предприятиями всех форм собственности, не может быть ниже норм суточных расходов, установленных работникам, направляемым в командировку предприятиями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств, в зависимости от страны командировки. Указанные ограничения вводятся приказом (распоряжением) собственника или уполномоченного им лица. То есть собственникам предприятия предоставлено право выплачивать повышенные размеры суточных.

В отношении налога на прибыль следует учесть, что согласно п.п. 5.4.8 Закона № 283/97 на валовые расходы относятся расходы, понесенные в связи с командировкой, в рамках предельных норм, установленных постановлением № 663.

Кроме того, не следует забывать и о налоге с доходов физических лиц. Сумма превышения установленных предприятием суточных над нормами подлежит обложению налогом с доходов физических лиц по ставке 15%. Предприятие направляет работника на конференцию по тематике, связанной с хозяйственной деятельностью.

Можно ли считать это расходами на командировку и компенсировать все расходы на участие в конференции?

Согласно Инструкции № 59 служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Направление работника предприятия в командировку оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, названия предприятия, куда откомандирован работник, срока и цели командировки. О фактическом времени пребывания работника в командировке свидетельствуют отметки в командировочном удостоверении.

Если предприятие согласно приглашению (договору) по приказу своего руководителя командирует работника для участия в конференции по тематике, связанной с хозяйственной деятельностью, то расходы в пределах установленных действующим законодательством норм возмещаются откомандированному при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью предприятия, к которым, в частности, относятся: приглашение принимающей стороны, заключенный договор (контракт), другие документы, устанавливающие или удостоверяющие участие в конференции.

Может ли предприятие отнести к валовым расходам приобретение горюче-смазочных материалов работнику за время пребывания в командировке на территории Украины на собственном автомобиле? Не возникает ли объект обложения налогом с доходов физических лиц?

Пунктом 1.13 раздела II Инструкции № 59 предусмотрен вариант возмещения работнику расходов на горюче-смазочные материалы, но только если командировка осуществляется на служебном автомобиле и только за границу.

Таким образом, расходы на приобретение горюче-смазочных материалов работнику за время пребывания в командировке на территории Украины на собственном автомобиле не включаются в состав валовых расходов.

В случае возмещения стоимости горючего указанные выплаты включаются в налогооблагаемый доход такого работника как дополнительное благо и из суммы указанных компенсаций должен быть удержан налог с доходов физических лиц.

Предприятие оплачивает проживание и питание представителю заказчика. Относятся ли эти суммы на расходы, не возникает ли налог с доходов физических лиц?

В соответствии с п.п. 5.4.8 Закона № 283/97 принимающая сторона не имеет права на расходы, поскольку эти расходы не связаны непосредственно с ее хозяйственной деятельностью, а являются расходами на финансирование личных нужд физического лица. Выплаты в пользу физического лица, не являющегося работником предприятия, облагают налогом с доходов физических лиц и отражают в ф. 1ДФ с признаком «14».