Як підприємцям необхідно оформлювати найманих працівників?

При прийнятті на роботу треба виконувати вимоги трудового законодавства, адже якщо підприємець використовує працю фізичних осіб, він є роботодавцем (пп. 14.1.222 ПКУ, ч. 1 ст. 1 ЗУ «Про організації роботодавців»). Відносини між роботодавцем і співробітником будуються на основі трудового договору.

Працівник може бути допущений до роботи тільки після (ст. 24 КЗпП):

- укладення трудового договору;

- оформлення наказу (розпорядження) ФОП про прийняття на роботу;

- повідомлення фіскальної служби. 

Укладення трудового договору

Трудовий договір із фізичною особою укладається в письмовому вигляді (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Причому використовувати можна встановлену форму, затверджену Наказом Мінсоцполітики № 260, видаливши дані про центр зайнятості. З неї треба прибрати рядки, які раніше заповнював співробітник центру зайнятості. Адже з 2015 року підприємцям більше не потрібно реєструвати трудові договори в службі зайнятості. За потреби можна додати до договору певні пункти, але вони не повинні погіршувати умови праці робітника (ст. 9 КЗпП).

Для укладення договору працівник повинен надати:

- заяву про прийняття на роботу. В ній вказують дату прийняття, посаду чи обов’язки, а також вид роботи (основна, тимчасова, за сумісництвом тощо);

- паспорт або інший документ, що посвідчує особу;

- трудову книжку (якщо є).

Якщо для виконання роботи потрібна відповідні освіта чи кваліфікація або підтвердження того, що працівнику за станом здоров’я не протипоказане виконання цього виду робіт, працівник повинен надати  (ч. 2 ст. 24 КЗпП):

- документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);

- документ про стан здоров’я;

- інші документи (наприклад, військовий квиток) у випадках, передбачених законодавством.

Повідомлення ДФС

Наступний крок — повідомити про прийняття працівників ДФС, де ви перебуваєте на обліку. Повідомлення подається до початку роботи працівника за встановленою формою (додаток до Постанови КМУ № 413) одним із таких способів:

- за допомогою електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб;

- у паперовому вигляді разом із копією в електронній формі (на диску або флешці);

- тільки в паперовому вигляді, якщо найманих працівників у вас не більше п'яти.

У повідомленні треба вказати:

- податковий номер (РНОКПП) (раніше — ІПН) ФОП або серію та номер паспорта, якщо є позначка про сплату податків за паспортом;

- ПІБ підприємця;

- тип: «початкове» або «скасовуюче». Скасовуюче повідомлення подається, якщо припустилися помилки в початковому або якщо працівник передумав приступати до роботи, а ви вже встигли подати в ДФС повідомлення про його прийняття на роботу;

- категорію працівника: «1» — працівник із трудовою книжкою; «2» — без трудової книжки (у разі прийняття на роботу за сумісництвом);

- податковий номер (РНОКПП) працівника чи серію та номер його паспорта, якщо є позначка про сплату податків за паспортом;

- ПІБ працівника;

- номер і дату наказу або розпорядження про прийняття на роботу;

- дату початку роботи.

У підсумковій частині повідомлення проставляєте дату і кількість заповнених рядків на аркуші (відповідає кількості прийнятих працівників) і номер аркуша (якщо приймаєте багато працівників та їхні дані не вміщаються на одному аркуші).

Зверніть увагу, що дата наказу (розпорядження) про прийняття на роботу і фактична дата початку роботи різні.

Не треба подавати повідомлення в ДФС, якщо із працівником укладено цивільно-правовий договір.

Інші органи сповіщати про прийняття працівників не потрібно.

Ведення кадрової документації

Трудове законодавство поширюється на всіх роботодавців, тому підприємець зобов’язаний вести кадрову документацію, пов’язану з оформленням трудових відносин із найманими працівниками.

Оскільки підприємці ведуть спрощений облік, то під кадровою документацією для них маються на увазі:

- документи, що регламентують порядок використання найманої праці (правила внутрішнього трудового розпорядку);

- документи обліку робочого часу (табель обліку робочого часу);

- накази (розпорядження) про прийняття та звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо.

ФОП може створювати накази в довільній формі, але із зазначенням обов’язкових реквізитів, або брати за основу чи використовувати повністю зразки, затверджені наказом Держкомстату № 489: типові форми наказу про прийом на роботу (№ П-1), надання відпустки (№ П-3), звільнення (№ П-4), табеля обліку робочого часу (№ П-5) та розрахункової відомості (№ П-6 та № П-7). 

Підприємець не повинен вести:

- особові справи працівників (хоча за власним бажанням і для зручності він може це робити);

- книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них;

- книгу обліку руху трудових книжок (п. 7.1 Інструкції № 58 стосується тільки підприємств).

Заповнення трудової книжки

Підприємець веде трудові книжки працівників, які працюють у нього за основним місцем роботи понад 5 днів (п. 1.1 Інструкції № 58).

Записи в трудову книжку ФОП робить самостійно при прийняті на роботу відповідно до укладеного трудового договору, а також при його розірванні. 

Заповнювати трудову рекомендовано кульковою або пір’яною ручкою з чорнилом чорного, синього чи фіолетового кольору (п. 2.4 Інструкції № 58).

Порядок заповнення трудової книжки такий:

1) у графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повне найменування ФОП, який приймає працівника;

2) у наступному рядку в графі 1 проставляється порядковий номер запису;

3) у графі 2 вказують дату прийняття на роботу — день, з якого працівник фактично стане до роботи;

4) у графу 3 вносять запис «Прийнятий на роботу (далі зазначається професійна характеристика робіт) за трудовим договором (ставиться дата і номер договору)». Посада працівника вказується відповідно до найменування професій і посад із Класифікатора професій ДК 003:2010(затверджений наказом Держспоживстандарту № 327);

5) у графі 4 пишуть номер і дату наказу або розпорядження про прийняття на роботу.

Записи в трудовій підприємець засвідчує своїм підписом і печаткою (якщо є).

Трудові книжки працівників, праця яких пов’язана з наданням послуг (кухарі, няні, водії тощо), зберігаються у працівників (абз. 1 п. 2.211 Інструкції № 58).

Чи повинен підприємець вести табель обліку робочого часу?

Працівники підприємця-єдинника II групи працюють за графіком. Чи потрібно підприємцю крім відомості нарахування зарплати вести ще й табель робочого часу?

Згідно з ст. 1 Закону України «Про оплату праці»  від 24.03.1995 №108/95-ВР,  заробітна плата - це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку за трудовим договором роботодавець виплачує працівникові за виконану ним роботу. 

По-перше, щоб правильно визначити розмір заробітної плати, потрібно вести облік виконаної роботи. Зокрема, якщо сума заробітної плати залежить від кількості відпрацьованого часу, без такого обліку не можна буде правильно нарахувати заробітну плату.

По-друге, слід вести облік робочого часу, що фактично витрачається працівниками на виконання роботи. Наймані працівники можуть бути відсутніми на робочому місці через хворобу, бути у відпустці (оплачуваній або неоплачуваній), бути відсутніми через прогули тощо. З іншого боку, вони можуть працювати надурочно, у нічний час, у вихідні та святкові дні. Все це потрібно фіксувати у первинному документі, на підставі якого ведеться облік робочого часу та контроль додержання його місячної норми, а також оплата фактично відпрацьованого часу та доплати за надурочну роботу, роботу у нічний час та у святкові і вихідні дні.

По-третє, якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу, то це теж може бути підтверджене тільки табелем обліку робочого часу. Це дуже важливо для вирішення питання, чи потрібно донараховувати такому працівнику заробітну плату до рівня мінімальної зарплати або чи потрібно провадити нарахування ЄСВ із зарплати такого працівника на рівні мінімального внеску з величини мінімальної заробітної плати чи ні.

На даний момент чинною є типова форма табеля № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затверджена Наказом Держкомстату від 5 грудня 2008 року №489. Ця форма має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для ведення обліку робочого часу та нарахування заробітної плати. При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку у роботодавця. Отже, роботодавець-ФОП може максимально спростити типову форму табеля, залишивши в ній тільки необхідні йому показники, але такий документ обов’язково має складатися будь-яким роботодавцем незалежно від його організаційної форми.

Оскільки табель обліку робочого часу виконує декілька важливих функцій (він є підставою для нарахування заробітної плати, надбавок, доплат, підтверджує додержання чи перевищення норми робочого часу, підтверджує роботу працівників на умовах неповного робочого часу), то він буде об’єктом уваги для:

- податківців в частині правильності нарахування ЄСВ на зарплату тих, хто працює неповний робочий час або отримує зарплату в розмірі менше мінімальної;

- інспекторів праці – в частині додержання трудового законодавства щодо робочого часу працівників та правильності його оплати.

Також табель підтверджує факт початку роботи новоприйнятих працівників та дає можливість перевірити правильність подання роботодавцем Повідомлення про прийняття працівника на роботу згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 року №413 «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу».

Наявність табеля може попередити безліч питань контролюючих органів, допоможе підприємцю довести правильність своїх дій або розрахунків. Відтак наявність табеля може попередити можливі штрафні санкції за порушення трудового та податкового законодавства, а також за неправильне нарахування ЄСВ. 

Чи треба ФОП складати штатний розпис?

Норми законодавства про працю поширюються в тому числі на трудові стосунки, що виникають між працівником і фізичною особою - підприємцем. Для недопущення порушення законодавства про працю, щоб уникнути випадкових помилок в роботі з персоналом і можливого виникнення трудових суперечок, підприємцеві необхідно вести кадрову документацію у разі застосування найманої праці. Так, до початку роботи за укладеним трудовим договором працівник повинен ознайомитися з правилами внутрішнього трудового розпорядку і колективним договором. До того ж працівникам, які працюють у ФОП, гарантовано право на відпустки, облік яких повинен вести підприємець.

До первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників відносяться: наказ (розпорядження) про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору; особиста картка; наказ (розпорядження) про надання відпустки; табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати (п. 1.6 Інструкцій за статистикою кількості працівників, затвердженою наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286). Вищеперелічену первинну облікову документацію повинен вести і підприємець, оскільки положення Інструкції поширюються і на цю категорію працедавців. Складання штатного розпису потрібне в роботі з персоналом. На підставі штатного розпису приймаються рішення, зокрема, про прийом, переведення на іншу роботу працівників, встановлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівникові.

Наявність штатного розпису є гарантією забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення і оплату праці.

Які саме документи можуть зацікавити інспектора праці?

- трудові книжки працівників, їх особові картки, книга обліку руху трудових книжок, заяви про прийняття, переведення, звільнення тощо;

- накази з особового складу (про прийняття, переведення, переміщення, звільнення, надання відпусток, установлення доплат, премій, надбавок тощо);

- табелі обліку використання робочого часу;

- відомості нарахування заробітної плати;

- документи, що підтверджують факт виплати заробітної плати;

- документи, які визначають статус роботодавця (статут, положення), повноваження керівника суб’єкта господарювання (контракт, наказ або розпорядження про призначення);

- документи, які встановлюють трудовий розпорядок і умови праці (Правила внутрішнього трудового розпорядку, колективний договір, положення про оплату праці, графіки відпусток);

- інші документи, що містять необхідну для перевірки інформацію (наприклад, штатний розпис, попередження працівників про скорочення штату або чисельності, зміну істотних умов праці тощо). 

При проведенні контрольних заходів із питання оформлення працівників інспектор може попросити у вас накази (розпорядження) роботодавця про прийняття на роботу або письмові трудові договори/контракти. Також інспектори можуть вимагати договори на виконання робіт (надання послуг) з фізособами на предмет перевірки, чи не є відносини за такими цивільно-правовими договорами фактично трудовими. Крім того, рекомендуємо вам підготувати і повідомлення про прийняття на роботу з позначкою ДПІ (якщо його подавали в паперовому вигляді) або роздруковані форму і квитанції, що підтверджують прийняття повідомлення в електронному вигляді.

Оформлення працівника на неповний робочий час у разі фактичного виконання роботи повний робочий час, установлений на підприємстві

Нагадаємо: відповідно до ст. 56 КЗпП за згодою між працівником і роботодавцем може встановлюватися як при прийнятті на роботу, так і пізніше неповний робочий день або неповний робочий тиждень. Роботодавець зобов’язаний установити неповний робочий день (тиждень) на прохання:

1) вагітної жінки;

2) жінки, яка має дитину віком до 14 років або дитину-інваліда (у тому числі таку, що знаходиться під її опікуванням);

3) особи, що здійснює догляд за хворим членом сім’ї відповідно до медвисновку.

У межах випадку, про який ми говоримо, інспектор може вимагати, наприклад:

- табелі обліку використання робочого часу;

- документи про виробіток;

- колективний договір;

- трудові договори/контракти;

- накази про встановлення для конкретного працівника неповного робочого дня або тижня;

- Правила внутрішнього трудового розпорядку тощо. 

Виплата зарплати (винагороди) без нарахування і сплати ЄСВ і податків

Ці положення ст. 265 КЗпП, як і попередні, спрямовані на боротьбу із зарплатою «в конвертах». Що стосується відповідальності за порушення вимог податкового законодавства і законодавства про ЄСВ, то вона передбачена ПКУ і Законом № 2464 відповідно. У зв’язку з проведенням контрольних заходів із цього питання інспектор може вимагати:

- штатний розпис;

- табелі обліку використання робочого часу;

- документи з обліку виробітку;

- документи, що підтверджують нарахування і виплату заробітної плати.

Абзац третій ч. 2 ст. 265 КЗпП

Ця норма передбачає відповідальність за порушення встановлених строків виплати зарплати працівникам, інших виплат, передбачених законодавством про оплату праці, більш ніж за 1 місяць, їх виплату не в повному обсязі. Тобто роботодавцеві може загрожувати штраф, якщо він більше ніж на місяць пропустить строки:

- виплати зарплати, встановлені ст. 115 КЗпП.

Пам’ятайте: роботодавець зобов’язаний виплачувати заробітну плату працівникам (1) не рідше 2 разів на місяць через проміжок часу, що не перевищує 16 календарних днів, та (2) не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата;

- проведення остаточного розрахунку при звільненні, встановлені в ст. 116 КЗпП. Нагадаємо, що в загальному випадку при звільненні працівника виплата всіх належних йому сум здійснюється в день звільнення;

- виплати відпускних. Відпускні мають бути виплачені не пізніше ніж за 3 дні до початку відпустки (ст. 21 Закону про відпустки).

Які документи у зв’язку із цим може попросити інспектор? Це можуть бути:

- відомості нарахування заробітної плати;

- накази (розпорядження) про преміювання, встановлення доплат і надбавок, надання відпустки, звільнення тощо;

- графік відпусток;

- документи, що підтверджують факт виплати заробітної плати.

Якщо ви стягуєте з працівників якісь суми, то підтвердженням цьому можуть стати відповідні виконавчі документи, накази про утримання сум заборгованості працівників з їх заробітної плати згідно зі ст. 127 КЗпП, заяви працівників тощо.

Абзац четвертий ч. 2 ст. 265 КЗпП

Згідно із цією нормою передбачена відповідальність за недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці. Санкція: штраф у 10-кратному розмірі мінімальної зарплати, встановленої законом на момент виявлення правопорушення, за кожного працівника, стосовно якого здійснено порушення. Про які гарантії йдеться? Насамперед про встановлені КЗпП і ст. 12 Закону про оплату праці. Перелічимо найпоширеніші порушення, які підпадають під «недотримання мінімальних держгарантій в оплаті праці»:

- установлення окладів (тарифних ставок) на рівні нижче прожиткового мінімуму для працездатних осіб, виплата зарплати в розмірі нижче мінімальної заробітної плати, розрахованої пропорційно виконаній нормі праці;

- недотримання порядку оплати праці в нічний час, у святкові, неробочі та вихідні дні, у надурочний час, при невиконанні норм виробітку при виготовленні продукції, що виявилася браком, а також часу простою не з вини працівника та освоєння нового виробництва;

- недотримання порядку оплати праці за виконану роботу у відрядженні;

- недотримання гарантій зі збереження середнього заробітку у випадках, передбачених КЗпП, та інші.

У цьому випадку, окрім документів, про які ми сказали в межах абзацу третього ч. 2 ст. 265 КЗпП, інспектор може вимагати, наприклад:

- положення про оплату праці;

- штатний розпис;

- табелі обліку використання робочого часу;

- накази про направлення працівників у відрядження;

- документи, пов’язані із залученням працівників до роботи у святкові, неробочі і вихідні дні, а також у надурочний час.

Абзац п’ятий ч. 2 ст. 265 КЗпП

Цим абзацем передбачено штраф за недотримання встановлених законом гарантій і пільг для працівників, які залучаються до виконання військових обов’язків, передбачених законами № 2232, № 1975 і № 3543. Такі гарантії визначені, зокрема ст. 119 КЗпП. Санкція: штраф у 10-кратному розмірі мінзарплати, встановленої законом на момент виявлення порушення, за кожного працівника, стосовно якого здійснено порушення. Так, цей штраф загрожує за незбереження місця роботи, посади і середньої зарплати за працівниками, які проходять строкову військову службу, військову службу за призовом осіб офіцерського складу, прийняті на військову службу за контрактом, під час дії особливого періоду. У разі проведення контрольних заходів із цього питання інспектор праці може попросити:

- штатний розпис;

- накази про звільнення від роботи на період виконання військових обов’язків;

- накази про звільнення;

- відомості нарахування заробітної плати.

Абзац восьмий ч. 2 ст. 265 КЗпП 

На той випадок, коли порушень, про які ми говорили вище, не виявилося, є норма абзацу восьмого ч. 2 ст. 265 КЗпП: порушення інших вимог трудового законодавства. Санкція: штраф у розмірі мінімальної зарплати. Що це можуть бути за порушення? Зупинимося на найпоширеніших:

- не складання графіка відпусток і неповідомлення працівникам за два тижні про початок відпустки;

- не нарахування компенсації втрати частини зарплати у зв’язку з порушенням строків її виплати;

- порушення строків попередження про зміну істотних умов праці;   

- не ознайомлення працівників з Правилами внутрішнього трудового розпорядку; 

- недотримання умов і порядку надання щорічних відпусток, відкликання з відпустки або її перенесення;

- не застосування коефіцієнта коригування згідно з п. 10 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою КМУ від 08.02.95 р. № 100 ;

- не дотримання граничних норм надурочних робіт, установлених у ст. 65 КЗпП;

- залучення працівників до роботи у вихідні дні з порушенням порядку;

- порушення норм у сфері охорони праці та інші.

У світлі абзацу восьмого ч. 2 ст. 265 КЗпП інспектор може вимагати, зокрема:

- графік відпусток, накази про їх надання, про відкликання з відпустки або її перенесення, а також підтвердження своєчасного повідомлення працівникам про початок відпустки;

- Правила внутрішнього трудового розпорядку з позначкою про ознайомлення з ними працівників;

- табелі обліку використання робочого часу;

- накази про зміну істотних умов праці та документи, що підтверджують своєчасне попередження працівників про це.  

Детальнішу інформацію можна отримати за тел.. 44-81-84, 44-61-91 або за адрессою м. Бахмут, вул. Б.Горбатова, 57, каб. 13 або 26.