Підсумованому обліку робочого часу в КЗпП присвячено ст. 61. Так, підсумований облік робочого часу можуть установлювати на безперервно діючих підприємствах, а також в окремих виробництвах, цехах, дільницях, відділеннях та при виконанні деяких видів робіт, де за умовами виробництва (роботи) не може бути дотримано встановлену для цієї категорії працівників щоденну або щотижневу тривалість робочого часу. При цьому тривалість робочого часу за обліковий період не повинна перевищувати нормальної кількості робочих годин (ст. 50 і 51 КЗпП).

Докладніше умови та порядок застосування підсумованого обліку робочого часу викладені в Методрекомендаціях № 138. Їх можуть використовувати підприємства, установи та організації всіх форм власності та господарювання.

Рішення про встановлення підсумованого обліку робочого часу приймає адміністрація підприємства. Але таке рішення потрібно узгодити з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником). У разі його відсутності це питання може бути врегульоване в колективному договорі (п. 2 Методрекомендацій № 138).

Ініціаторами запровадження підсумованого обліку робочого часу можуть бути і працівники, зацікавлені у зменшенні кількості виходів на роботу зі збереженням загальної кількості робочих годин.

При встановленні підсумованого обліку робочого часу важливо правильно вибрати обліковий період.

Здебільшого обліковим періодом при підсумованому обліку робочого часу є місяць (п. 6 Методрекомендацій № 138). Проте можуть застосовуватися й інші облікові періоди — декада (10 календарних днів місяця), квартал, півріччя, рік тощо.

Наприклад, у сільському господарстві (у рільництві) частенько використовують річний обліковий період (від початку весняно-польових до закінчення осінньо-польових робіт). Для окремих категорій працівників морського, річкового та залізничного транспорту обліковим періодом може бути тур (час з моменту з’явлення на роботу для поїздки до моменту з’явлення на роботу для наступної поїздки).

Конкретну тривалість облікового періоду встановлюють у колективному договорі підприємства

При підсумованому обліку робочого часу робота трудящих регулюється графіками роботи (змінності). Вони розробляються роботодавцем та погоджуються з виборним органом первинної профспілкової організації, а за його відсутності можуть бути передбачені в колективному договорі. 

Важливо! Щоденна або щотижнева тривалість робочого часу, установлена графіком роботи (змінності), може варіюватися протягом облікового періоду, однак загальна кількість годин роботи за обліковий період не повинна перевищувати норму робочого часу в обліковому періоді, визначену згідно зі ст. 50 і 51 КЗпП.

Порядок розрахунку норми робочого часу за обліковий період при підсумованому обліку робочого часу наведено в п. 12 Методрекомендацій № 138.

Так, облік робочого часу для кожного працівника має здійснюватися наростаючим підсумком з початку встановленого облікового періоду. Норма робочого часу за обліковий період визначається за календарем із розрахунку шестиденного робочого тижня, семигодинного робочого дня (або відповідного скороченого робочого дня). При цьому слід ураховувати, що при шестиденному робочому тижні:

— тривалість щоденної роботи не може перевищувати 7 годин при тижневій нормі 40 годин (ст. 52 КЗпП);

— напередодні вихідних днів робочий час скорочується до 5 годин, а напередодні святкових та неробочих днів — на 1 годину (ст. 53 КЗпП). 

Разом з тим у порядку, встановленому в колективному договорі, норма робочого часу за обліковий період може визначатися за графіком п’ятиденного робочого тижня. Як підрахувати норму робочого часу за обліковий період у такому випадку? Її визначають шляхом множення часу тривалості робочого дня на кількість робочих днів за календарем п’ятиденного робочого тижня, що припадають на цей період, із рівною тривалістю кожного робочого дня, з урахуванням її скорочення напередодні святкових та неробочих днів і вихідними днями в суботу і неділю.

Зауважте: при підсумованому обліку робота у святкові та неробочі дні (ст. 73 КЗпП) за графіком уключається до норми робочого часу за обліковий період, установленої на підприємстві.

Розробляючи графіки роботи при підсумованому обліку робочого часу, ураховуйте такі правила, установлені Методрекомендаціями № 138. 

1. Тривалість роботи протягом дня при підсумованому обліку робочого часу може становити до 12 годин робочого часу за зміну (п. 4 Методрекомендацій № 138). Водночас, вирішуючи питання про тривалість зміни, необхідно орієнтуватися на особливості трудового процесу працівників, характер умов праці, зважати на перевтомлюваність та інші чинники.

Призначення працівника на роботу протягом двох змін поспіль заборонено (ч. 2 ст. 59 КЗпП)

Крім того, не рекомендують установлювати подовжену тривалість робочого дня на роботах зі шкідливими та важкими умовами праці.

2. Для працівників, яким установлено підсумований облік робочого часу, вихідні дні встановлюються графіком роботи. При цьому якщо робочий день за графіком припадає на неділю, то його оплачують на загальних підставах (як звичайний робочий день). Отже, робота в цей день не вважається роботою у вихідний.

Зверніть увагу: за рахунок збільшення тривалості робочого часу протягом доби (понад 8 годин на день) вільні від роботи дні чергуються з робочими через один, два, три чи іншу кількість днів. 

При плануванні часу відпочинку працівників із підсумованим обліком робочого часу враховуйте вимоги пп. 7 — 9 Методрекомендацій № 138. 

По-перше, згідно з п. 7 цього документа графіки роботи (змінності) повинні розроблятися так, щоб тривалість перерви в роботі між змінами була не менше подвійної тривалості часу роботи в попередній зміні (включаючи перерви на обід). Аналогічну вимогу встановлює ч. 1 ст. 59 КЗпП. Інакше кажучи, якщо працівник відпрацював (з урахуванням перерви на обід) 12 годин поспіль, він має вийти в наступну зміну не раніш як через 24 години. 

По-друге, тривалість щотижневого безперервного відпочинку має бути не менше 42 годин (п. 7 Методрекомендацій № 138 і ст. 70 КЗпП). Це означає, що після закінчення робочого тижня працівнику має бути надано щотижневий відпочинок тривалістю не менше 42 годин.

По-третє, відповідно до п. 8 Методрекомендацій № 138 в окремих випадках тривалість щоденного (міжзмінного) відпочинку може бути скорочена, але не менш як до 12 годин на добу. На умовах, визначених колективним договором, невикористані години щоденного (міжзмінного) відпочинку підсумовуються та можуть бути надані як додаткові вільні від роботи дні протягом облікового періоду. 

Кількість додаткових вільних від роботи днів визначають шляхом ділення часу, відпрацьованого понад норму тривалості робочого часу, на нормальну тривалість робочого дня.

І нарешті, по-четверте. У разі якщо на підприємстві застосовується місячний обліковий період чи обліковий період більшої тривалості, кількість вихідних днів за графіками змінності не повинна бути меншою, ніж кількість повних тижнів цього облікового періоду (п. 9 Методрекомендацій № 138). 

3. Час, відпрацьований понад норму тривалості робочого часу за обліковий період, вважається надурочним та оплачується відповідно до ст. 106 КЗпП у подвійному розмірі. Оплата за всі години надурочної роботи здійснюється наприкінці облікового періоду (п. 10 Методрекомендацій № 138). Компенсація надурочних годин шляхом надання відгулу не допускається (ст. 106 КЗпП).

При підрахунку надурочних годин робота у святкові та неробочі дні, здійснена понад установлену на підприємстві норму робочого часу, за обліковий період не враховується, оскільки її вже оплачено в подвійному розмірі (п. 11 Методрекомендацій № 138).

Не є надурочною робота понад норму робочого часу, передбачена графіком в окремі дні, тижні, місяці облікового періоду, при збереженні норми робочого часу за обліковий період

Перепрацювання, що виникає в окремі дні при підсумованому обліку, може компенсуватися додатковими днями відпочинку або відповідним зменшенням тривалості роботи в інші дні облікового періоду.

Загальна кількість надурочних годин за обліковий період визначається як різниця між фактично відпрацьованим часом (за табелем обліку використання робочого часу) та нормою годин за цей період.

Майте на увазі: при визначенні нормальної кількості робочих годин облікового періоду потрібно виключити дні, що за графіком роботи припадають на певний час, протягом якого працівника було звільнено від виконання трудових обов’язків у зв’язку з хворобою або відпусткою (п. 12 Методрекомендацій № 138). 

Причому згідно з роз’ясненням Мінсоцполітики (див. лист від 05.07.2012 р. № 229/13/116-12 // «Податки та бухгалтерський облік», 2012, № 67, с. 32) при хворобі працівника від установленої норми потрібно віднімати дні (тривалістю в робочу зміну), які за графіком роботи припали на його тимчасову непрацездатність.

Отже, за кожен робочий за графіком день, коли працівник був відсутній унаслідок хвороби, норма робочого часу в обліковому періоді зменшується на кількість годин, що відповідає тривалості роботи в цей день. Тимчасова непрацездатність у дні, які за графіком роботи є для працівника вихідними, не зменшує норму робочого часу. 

Приклад 3.2. Для водіїв підприємства встановлено підсумований облік робочого часу. Обліковий період — календарний місяць. Норма робочого часу в липні 2014 року, розрахована за графіком п’ятиденного робочого тижня, склала 184 години. Працівник з 7 по 11 липня 2014 року не працював у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю. На цей період за графіком змінності працівника припадають 4 робочі дні по 9 годин. У липні працівник фактично відпрацював 153 години. Знайдемо кількість надурочних годин.

Працівник був відсутній на роботі 36 годин (4 дн. х 9 год/дн.). У цьому випадку нормальна тривалість робочого часу, яку працівник має відпрацювати, становитиме 148 годин (184 год - - 36 год).

Таким чином, у липні 2014 року працівник відпрацював надурочно 5 годин (153 год - 148 год).

А як Мінсоцполітики пропонує визначати нормальну кількість робочих годин облікового періоду, якщо працівник був у відпустці? Як зазначено в уже згаданому листі від 05.07.2012 р. № 229/13/116-12, потрібно виключити дні за графіком 8-годинного робочого дня п’ятиденного робочого тижня (якщо норму розраховують виходячи з п’ятиденного робочого тижня), оскільки відпустку надають у календарних днях.

Докладніше про запровадження на підприємстві підсумованого обліку робочого часу див. у газеті «Податки та бухгалтерський облік», 2009, № 92, с. 36; 2014, № 11, с. 17.

3.10. Графіки змінності

Графік змінності за своєю суттю — графік виходу на роботу. Як правило, у ньому вказують:

— кількість змін протягом доби;

— час початку, закінчення і тривалості щоденної роботи (зміни);

— час перерв для приймання їжі та відпочинку;

— порядок виходу працівників за змінами;

— кількість вихідних днів і додаткових днів відпочинку;

— тривалість щоденного (міжзмінного) відпочинку.

Графіки позмінної роботи (у дві, три, чотири зміни) застосовують у таких випадках (див. лист Мінпраці від 18.05.2007 р. № 376/13/84-07):

— тривалість виробничого процесу перевищує допустиму тривалість робочого дня;

— для ефективнішого використання виробничого обладнання;

— якщо збільшується обсяг продукції, що випускається, а виробничі площі та обладнання залишаються незмінними.

Графіки змінності затверджує адміністрація підприємства за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником)

Графіки мають бути доведені до відома кожного працівника, як правило, не пізніш як за місяць до їх запровадження (див. лист Мінпраці від 05.05.2011 р. № 149/13/116-11).

При підсумованому обліку робочого часу графіки змінності складають на весь обліковий період так, щоб тривалість робочого часу за обліковий період не перевищувала нормальної кількості робочих годин, передбаченої ст. 50 і 51 КЗпП. У будь-якому випадку має бути дотримано річний баланс робочого часу. Якщо ж цього не вдається досягти, то пам’ятайте про граничні норми використання надурочних годин. Так, кількість надурочних годин не повинна перевищувати для кожного працівника 4 годин протягом двох днів поспіль або 120 годин на рік (ст. 65 КЗпП).

Складаючи графіки змінності, не забудьте врахувати обмеження, пільги та гарантії, передбачені для працівників чинним законодавством щодо тривалості зміни, перерви для відпочинку та приймання їжі, міжзмінного відпочинку, обмеження надурочної роботи тощо.

На практиці зазвичай застосовують такий порядок чергування змін:

— прямий (після першої зміни працівник переходить до другої, а потім — до третьої);

— зворотний (після першої зміни працівник переходить до третьої, а вже потім — до другої).

Чергування працівників у змінах має відбуватися рівномірно (ст. 58 КЗпП). Однак ураховуючи заборону на залучення до роботи в нічний час деяких категорій працівників (ст. 55 КЗпП), не виключається коригування.

Перехід з однієї зміни до іншої відбувається регулярно через певну кількість робочих днів (як правило, через тиждень) відповідно до графіка змін, складеного з урахуванням специфіки роботи.

За відсутності працівника, який має вийти на зміну, керівник підрозділу (або інша відповідальна особа) має вжити термінових заходів щодо пошуку заміни. У такому випадку допускається надурочна робота для працівника попередньої зміни, але не забувайте про граничну кількість годин надурочної роботи, установлену ст. 65 КЗпП.

Найпоширенішою є тризмінна робота, при якій працівники розподіляються на три бригади і порядок їх чергування визначається графіками змінності. При цьому в кожній зі змін працівник працює по 8 годин, чим досягається безперервність виробництва (за винятком вихідних та святкових днів). Надурочно відпрацьовані години (у зв’язку з незменшенням тривалості нічної зміни на одну годину і тривалості роботи напередодні святкових та неробочих днів) оплачується в подвійному розмірі згідно зі ст. 106 КЗпП.

Наведемо зразок графіка змінності при п’ятиденному робочому тижні (без застосування підсумованого обліку робочого часу).

 

Якщо виникає потреба в забезпеченні виробничого процесу у вихідні, святкові та неробочі дні, зазвичай удаються до підсумованого обліку робочого часу. У такій ситуації робиться наголос на відпрацювання норми робочого часу за прийнятий обліковий період. Це досягається запровадженням відповідної кількості посад працівників, зайнятих на роботах із підсумованим обліком робочого часу.

Графіки змінності в безперервних виробництвах передбачають робочий час кожного з працівників, регулярні вихідні дні, постійний склад бригад, порядок переходу (чергування) з однієї зміни до іншої тощо. Найпоширенішими змінами є 8-годинна і 12-годинна.

Приклад 3.3. На підприємстві з безперервним процесом виробництва запроваджено цілодобову роботу з 8-годинною зміною та використовується підсумований облік робочого часу. Бригаді, яка складається з п’яти осіб, потрібно відпрацювати за серпень 2014 року 744 години (31 дн. х 24 год).

У серпні 2014 року за графіком п’ятиденного робочого тижня 20 робочих днів. При цьому норма робочого часу для 40-годинного робочого тижня становить 160 годин.

Зауважте: графіки змінності відображають планові показники використання робочого часу. Фактично відпрацьований час наводять у табелі обліку використання робочого часу (типова форма № П-5, затверджена наказом № 489).

3.11. Гнучкий режим робочого часу

Гнучкий режим робочого часу (далі — ГРРЧ) — це форма організації праці, за якої для окремих категорій працівників або працівників окремих структурних підрозділів підприємства встановлюється режим роботи із саморегулюванням часу початку, закінчення і тривалості робочого часу протягом робочого дня (п. 1.2 Методрекомендацій № 359).

Це означає, що працівник може вибирати щоденний початок і закінчення робочого дня або щоденну тривалість робочого дня в межах, установлених роботодавцем. Так, якщо відповідно до стандартного графіка роботи робочий день починається о 9:00 і закінчується о 18:00 (з годинною обідньою перервою), то гнучкий графік роботи дозволяє працівникові розпочати свій робочий день, наприклад, на 1 годину раніше (пізніше) і закінчити його також на 1 годину раніше (пізніше).

Режим ГРРЧ, як правило, передбачає підсумований облік робочого часу

При цьому потрібне повне відпрацювання встановленої законодавством кількості робочих годин протягом прийнятого облікового періоду (тижня, місяця, кварталу, року тощо).

Режим ГРРЧ можуть установлювати на підприємствах у різних варіантах: стосовно початку та закінчення робочого дня, його тривалості, перерви на харчування та відпочинок (вільний від роботи час). Такі варіанти залежать від багатьох чинників. Наприклад, від виробничих (нерівномірне завантаження працівників, коли основний обсяг робіт припадає на початок або кінець робочого дня чи виходить за його межі) та інших умов (робота місцевого транспорту, дитячих дошкільних установ, шкіл, лікувальних установ та установ побутового обслуговування, значна віддаленість місця проживання від місця роботи тощо).

ГРРЧ може бути альтернативою встановленню працівникам ненормованого робочого дня. Це можливо у випадках, коли рівень їх завантаженості роботою протягом робочого дня дозволяє надати їм вільний від роботи час для відпочинку з відсутністю їх у цей час на робочому місці та при цьому забезпечити їм нормальну тривалість робочого дня.

Не слід боятися, що встановлення ГРРЧ змінить розмір заробітної плати або інші трудові гарантії. Застосування цього режиму не впливає на умови нормування та оплати праці працівників, порядок нарахування доплат, премій та їх величину, надання пільг при обчисленні трудового стажу роботи (у тому числі спеціального) та на інші трудові права працівників (п. 1.5 Методрекомендацій № 359).

Отже, ви вирішили запровадити на підприємстві ГРРЧ. Які кроки потрібно зробити? Читайте далі.

Перш за все погодьте запровадження ГРРЧ з виборним органом первинної профспілкової організації або застережіть такий режим роботи в колективному договорі. Окрім цього, порядок та умови застосування ГРРЧ обов’язково пропишіть у Правилах внутрішнього трудового розпорядку. 

Перед запровадженням ГРРЧ проведіть роз’яснювально-підготовчу роботу з персоналом підприємства. Розробіть систему контролю та обліку робочого часу кожного працівника. Для цього можна сміливо застосовувати відповідні технічні засоби. Також роботодавець і працівники можуть застерегти і погодити всі притаманні цьому режиму питання.

Після того як усі питання врегульовані, працівників, яких переводять на ГРРЧ, ознайомте зі строками, порядком та умовами його застосування не пізніш як за місяць до запровадження ГРРЧ (п. 2.7 Методрекомендацій № 359).

Безпосереднє переведення працівників на ГРРЧ здійснюється за їх згодою та оформляється відповідним наказом (розпорядженням) роботодавця із зазначенням конкретних строків та умов його застосування.

Коли можна запровадити ГРРЧ? З ініціативи роботодавця та за добровільною згодою працівників підприємства ГРРЧ може вводитися:

— під час прийняття на роботу;

— у період роботи — у разі якщо з будь-яких причин застосування звичайних графіків роботи є малоефективним або перехід на ГРРЧ сприятиме ефективнішому використанню робочого часу, підвищенню ефективності праці, поліпшенню соціально-психологічного мікроклімату в колективі. 

Крім того, ініціаторами запровадження ГРРЧ можуть бути як колектив працівників підприємства або його структурного підрозділу (для цього необхідна колективна заява таких працівників), так і виборний орган первинної профспілкової організації. У такому випадку рішення про введення або невведення ГРРЧ приймається на розсуд роботодавця.

Чи всі підприємства, установи, організації можуть застосовувати ГРРЧ

Ні, не всі. Відповідно до п. 2.4 Методрекомендацій № 359 не рекомендують застосовувати ГРРЧ: 

— на безперервно діючих виробництвах;

— при багатозмінній організації роботи в разі відсутності вільних робочих місць до початку або після закінчення зміни;

— у ситуації, коли застосування ГРРЧ несумісне з вимогами щодо безпеки умов праці працівників;

— в інших випадках, обумовлених специфікою виробництва, коли виконання обов’язків працівником потребує його присутності в години роботи, чітко встановлені Правилами внутрішнього трудового розпорядку, що діють на підприємстві (торгівля, побутове обслуговування населення, вантажно-розвантажувальні роботи, робота транспорту тощо).

ГРРЧ може застосовуватися як при п’ятиденному та шестиденному робочому тижні, так і при інших режимах роботи на підприємстві.

Організація роботи в умовах ГРРЧ передбачає три складові робочого часу, на які може бути поділено робочий день (зміну) (див. табл. 3.3).

Таблиця 3.3. Складові гррч

Фіксований час	Змінний час	Час перерви на відпочинок та харчування
Це час, коли працівник обов’язково має бути присутнім на робочому місці та виконувати безпосередньо свої виробничі функції	Час, коли працівник на власний розсуд може починати і закінчувати свій робочий день (зміну). Як правило, це 1 — 2 години перед початком (закінченням) зміни та час перерви на відпочинок і харчування	Становить від 30 хвилин до 2 годин за зміну. Перерва зазвичай ділить фіксований час на дві приблизно рівні частини. Фактична його тривалість не включається до робочого часу. Цей час працівник використовує на свій розсуд і може бути відсутнім на робочому місці

 

Фіксований час дозволяє забезпечувати нормальний перебіг виробничого процесу та здійснювати необхідні службові контакти. Якщо працівник відсутній на робочому місці у фіксований час без поважних причин, це вважається порушенням трудової дисципліни (п. 3.6 Методрекомендацій № 359). І такий працівник може бути позбавлений права корис­туватися ГРРЧ із застосуванням до нього заходів дисциплінарного стягнення, установлених КЗпП (п. 3.7 Методрекомендацій № 359). 

Конкретна тривалість складових елементів ГРРЧ та обліковий період підприємство встановлює самостійно. Варіанти побудови графіків ГРРЧ можуть відрізнятися залежно від прийнятого облікового періоду, часових характеристик кожного зі складових елементів ГРРЧ, а також від умов їх застосування в різних підрозділах (змінах).

Виходячи зі структури робочого часу та встановленого облікового періоду кожного окремого працівника, бригади або структурного підрозділу, які переводяться на ГРРЧ, роботодавець має погодити їх час роботи з роботою інших працівників, бригад або структурних підрозділів шляхом регулювання фіксованого, змінного часу та часу перерви на відпочинок і харчування (п. 3.3 Методрекомендацій № 359).

У разі виробничої необхідності роботодавець може тимчасово, на строк до одного місяця, перевести працівників з ГРРЧ на загальновстановлений на підприємстві режим роботи

Таку можливість надають ч. 2 ст. 33 КЗпП і п. 3.8 Методрекомендацій № 359.

Обов’язковою умовою застосування ГРРЧ є забезпечення точного обліку відпрацьованого часу, виконання встановленого виробничого завдання кожним працівником та дієвого контролю за якнайповнішим та раціональнішим використанням робочого часу кожним працівником у періоди як змінного, так і фіксованого часу.

Роботу в умовах ГРРЧ може бути організовано двома способами обліку робочого часу — поденно і сумарно. 

Перший спосіб передбачає, що працівник дотримується установленої Правилами внутрішнього трудового розпорядку тривалості робочого дня незалежно від його початку, закінчення і тривалості перерви на обід.

Другий спосіб передбачає, що працівник має відпрацювати встановлену законодавством кількість робочих годин в обліковому періоді, прийнятому для підсумованого обліку робочого часу (тиждень, місяць, квартал тощо). У цьому випадку в межах установленого облікового періодупрацівник має недопрацьовані протягом тижня (місяця) години відпрацювати в інший час.

Якщо за тиждень (місяць) працівник відпрацював понад нормальну тривалість робочого часу, йому в межах облікового періоду має бути надано відповідний час відпочинку.

В умовах ГРРЧ тривалість роботи в певні дні може бути як меншою, так і більшою за тривалість робочого часу, установлену Правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства. Однак пам’ятайте, що тривалість робочого часу (зміни) при ГРРЧ не повинна перевищувати 12 годин на добу (п. 3.4 Методрекомендацій № 359).