Відповідно до пп. 1, 2 глави 4 розд. II Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 14.06.2016 № 547 із змінами та доповненнями (далі – Порядок), суб’єкт господарювання повинен забезпечити використання книги обліку розрахункових операцій (далі – книги ОРО) з тим реєстратором розрахункових операцій (далі – РРО), до якого така книга зареєстрована, та зберігання в господарській одиниці останньої належним чином закінченої книги ОРО (це положення не поширюється на транспортні засоби, об’єкти виїзної торгівлі та пересувної торговельної мережі, а також об’єкти, де за бажанням суб’єкта господарювання не зареєстровано книгу ОРО).
Перед початком використання книги ОРО на її титульній сторінці слід зазначити дату початку використання. Записи в книзі ОРО мають виконуватися кульковою ручкою з пастою темного кольору (п. 4 глави 4 розд. II Порядку).

Згідно з п. 6 глави 4 розд. II Порядку використання книги ОРО, зареєстрованої на РРО, передбачає:

• наявність книги ОРО на місці проведення розрахунків, де встановлено РРО;
• у разі виходу з ладу РРО чи відключення електроенергії – здійснення записів за обліком розрахункових квитанцій.

Пунктом 8 глави 4 розд. II Порядку передбачено, що за бажанням суб’єкта господарювання у графах 5 - 10 розділу «Облік руху готівки та сум розрахунків» книги ОРО, зареєстрованої на РРО, можна створювати додаткові графи для зазначення сум розрахунків, суми податку на додану вартість, суми акцизного податку або іншого податку (збору) та виданих при поверненні товару коштів, які отримані (видані) з використанням платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо. Крім того, у розділі «Облік руху готівки та сум розрахунків» книги ОРО на РРО або в книзі ОРО на господарську одиницю можна виконувати додаткові записи, що підсумовують дані за розрахунками за день чи за місяць.
Відповідно до п. 10 глави 4 розд. II Порядку у розділі «Облік розрахункових квитанцій» книги ОРО, зареєстрованої на РРО, обліковуються розрахункові квитанції, використані під час відключення електроенергії або в період ремонту РРО.

Графи 1 – 5 заповнюються до початку використання розрахункової книжки, графи 6 – 8 – до початку реєстрації розрахункових операцій за допомогою РРО після відновлення постачання електроенергії чи встановлення РРО після ремонту (п. 9 глави 4 розд. II Порядку).
Якщо початок та закінчення одного циклу використання розрахункової книжки при відключенні електроенергії чи на період ремонту РРО припадають на різні робочі дні, за кожний робочий день у розділі «Облік розрахункових квитанцій» книги ОРО на РРО здійснюються окремі записи, при цьому графи 1, 2 заповнюються тільки в перший, а графа 8 – тільки в останній день одного циклу використання розрахункової книжки.

Крім того, на підставі даних розрахункових квитанцій щодня здійснюються записи в розділі «Облік руху готівки та сум розрахунків» книги ОРО; до запису за перший день слід включити дані про відповідні суми (графи 3 – 10) за контрольною стрічкою з початку робочого дня до моменту виходу з ладу РРО або відключення електроенергії. У записі за даними фіскального звітного чека, роздрукованого після відновлення роботи на РРО, необхідно зазначити, за які попередні дати підсумовані дані в цьому фіскальному чеку.

Після закінчення використання книги ОРО на її титульній сторінці необхідно зазначити дату закінчення. У разі відсутності у суб’єкта господарювання бухгалтерії до останньої сторінки книги ОРО підклеюються акти про видачу коштів та акти про скасування помилково проведеної через РРО суми розрахунку (п. 11 глави 4 розд. II Порядку).

Відповідно до п. 12 глави 4 розд. II Порядку виправлення записів у книзі ОРО може бути зроблено тільки тими особами, які здійснювали ці записи, або особами, які виконують їх обов’язки. Виправлення повинно засвідчуватись підписом відповідальної особи суб’єкта господарювання або суб’єкта господарювання – фізичної особи – підприємця.

Зіпсовані аркуші книги ОРО та такі, на яких зроблено більше 5 виправлень, слід перекреслити по діагоналі з обох боків, зробити на них напис «Анульовано», проставити дату анулювання, засвідчити підписом відповідальної особи суб’єкта господарювання або суб’єкта господарювання – фізичної особи – підприємця. Усі дані з анульованого аркуша переносяться на новий аркуш книги ОРО, номер якого проставляється на анульованому аркуші (п. 13 глави 4 розд. II Порядку).
Використані книги ОРО зберігаються відповідно до Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» із змінами і доповненнями (п. 14 глави 4 розд. II Порядку).