На багатьох підприємствах кадровики часто стикаються з ситуацією, коли працівник не був своєчасно у відпустці або використав лише її частину. Причини для цього можуть бути різні: небажання самого працівника йти у відпустку, завантеженість його роботою настільки, що його ніким замінити тощо. Якщо така ситуація повторюється з року в рік, в деяких працівників накопичується певна кількість невикористаних відпусток.

Основні законодавчі акти, що регулюють порядок надання відпусток:

• Кодекс законів про працю України (далі — КЗпП),
• Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі — Закон № 504).

Відповідно до ст. 74 КЗпП та ст. 2 Закону № 504, кожний громадянин України, який працює на підприємстві, в установі, організації (далі ― підприємство) будь-якої форми власності, виду діяльності та галузевої належності або у фізичної особи, має право на щорічну відпустку. Іноземні громадяни та особи без громадянства, які працюють в Україні, також мають таке право нарівні з громадянами України.

Це право забезпечується:

• гарантованим наданням відпустки певної тривалості, встановленої Законом № 504;
• збереженням на період відпустки робочого місця (посади) і заробітної плати;
• забороною заміни відпустки грошовою компенсацією, крім випадків, передбачених ст. 24 Закону № 504.

Згідно ч. 5 ст. 11 Закону № 504, забороняється:

• ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років підряд;
• ненадання щорічної відпустки протягом робочого року особам до вісімнадцяти років і працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу зі шкідливими та важкими умовами праці чи з особливим характером праці.

Якщо на прохання працівника щорічну відпустку поділено на частини і він використав не всі з них, невикористану частину/частини відпустки має бути надано працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка (ч. 2 ст. 12 Закону № 504).

Основні правила для невикористаних відпусток за минулі роки

1.      Невикористані відпустки не «пропадають».

Законодавством не передбачено терміну давності, після якого працівник може втратити право на відпустки, не використані за минулі роки.

Немає заборони надавати у майбутньому щорічну відпустку, невикористану в поточному році. На це вказує і Мiністерство працi та соціальної політики України в листі «Щодо виплати компенсації за невикористані дні щорічної відпустки» вiд 22.02.2008 № 33/13/116-08.

Чинне законодавство не мiстить також заборони на використання працiвником щорiчної вiдпустки за поточний рік, якщо він не використав відпустки за попереднi роки.

2.      Кадрова служба має вести облік невикористаних відпусток.

У ч. 12 ст. 10 Закону № 504 передбачено, що роботодавець зобов’язаний вести облік відпусток, які надаються працівникам. Тобто стосовно кожного працівника має бути відображена інформація про кількість належних йому днів щорічної відпустки (та інших відпусток) за певний робочий рік, а також про їх фактичне використання. Завдяки такому обліку, на будь-яку дату відомо, у кого з працівників є невикористані відпустки та за які робочі роки.

3.      Відпустки за минулі роки слід вносити до графіка відпусток.

Усі невикористані відпустки мають бути внесені до графіка відпусток на поточний рік. Відсутність на підприємстві за якихось причин затвердженого графіку відпусток або невключення відпусток, не отримані за минулі роки, до нього, не означає, що працівник не має права їх взяти: заява працівника є підставою для видання наказу про відпустку.

4.      Порядок надання відпустки за минулі роки такий саме, як і відпустки за поточний рік:

1. працівник пише заяву (за необхідності) про надання відпустки за відповідний період;
2. керівник підприємства видає наказ про її надання;
3. бухгалтерія, згідно з наказом керівника, нараховує та виплачує працівнику відпускні й зарплату за відпрацьований до відпустки час не пізніше як за три дні до її початку.

Оскільки щорічну відпустку надають за робочий, а не календарний рік, то в наказі про надання відпустки слід вказати, за які робочі роки і якої тривалості вона надається.

У разі надання відпусток за минулі робочі роки частинами, потрібно пам’ятати про правила поділу: основна безперервна частина щорічної відпустки за кожний робочий рік має становити не менше 14 календарних днів (ч. 1 ст. 12 Закону № 504).

5.      Відпустки за минулі роки надають без обмеження їхньої тривалості.

Згідно зі ст. 10 Закону № 504, загальна тривалість щорічних основної та додаткових відпусток не може перевищувати 59 календарних днів, а для працівників, зайнятих на підземних гірничих роботах, — 69 календарних днів.

Зазначене обмеження щодо загальної тривалості щорічних відпусток встановлено для відпусток, які надають за один робочий період, і не застосовується у разі надання відпусток за різні робочі роки.

6.      Частину відпустки за минулі роки можна замінити грошовою компенсацією.

Відповідно до ч. 4 ст. 24 Закону № 504, за бажанням працівника частина щорічної відпустки замінюється грошовою компенсацією. При цьому тривалість наданої працівнику щорічної та додаткових відпусток не повинна бути менше ніж 24 календарних дні.

Така вимога пов’язана з тим, що відпустка надається працівнику насамперед для відпочинку та зміцнення здоров’я, тому закон і забороняє роботодавцю компенсувати грошима ненаданий відпочинок в цілому.

Крім того, окремій категорії працівників — особам віком до 18 років — заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.

7.      Оплату відпусток за минулі роки проводять з виплат за останні 12 календарних місяців.

Згідно з абз. 1 п. 2 Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.1995 № 100, середня заробітна плата для розрахунку відпускних визначається, виходячи із виплат за останні 12 календарних місяців, які передують місяцю виходу у відпустку. Інших норм щодо розрахунку відпускних немає. Отже, незалежно від того, за який рік надається відпустка, для обчислення відпускних враховується заробіток працівника за останні 12 календарних місяців.

8.      У разі звільнення працівника за дні невикористаних відпусток виплачується грошова компенсація.

Згідно з ч.  1 ст. 24 Закону № 504, в разі звільнення працівника йому виплачується грошова компенсація за всі невикористані ним дні щорічної відпустки, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину-інваліда з дитинства підгрупи А групи І.

Сума компенсації розраховується аналогічно відпускним: для розрахунку середньої зарплати також враховуються виплати за останні 12 календарних місяців перед звільненням.