До складу інших витрат включаються витрати на збут, які серед іншого включають витрати на гарантійний ремонт і гарантійне обслуговування. Це встановлено абз. «є» п.п. 138.10.3 ст. 138 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).

Відповідно до п.п. 140.1.4 ст. 140 ПКУ  при визначенні об'єкта оподаткування податком на прибуток враховуються будь-які витрати на гарантійний ремонт (обслуговування) або гарантійні заміни товарів, проданих платником податку, вартість яких не компенсується за рахунок покупців таких товарів, у розмірі, що відповідає рівню гарантійних замін, прийнятих/оприлюднених платником податку.

Термін "оприлюднення" означає розповсюджене в рекламі, технічній документації, договорі або іншому документі зобов'язання продавця щодо умов та строків гарантійного обслуговування.

У разі здійснення гарантійних замін товарів платник податку зобов'язаний вести облік покупців, що отримали таку заміну товарів або послуги з ремонту (обслуговування). Таке передбачено п.3 Порядку обліку покупців, що отримали гарантійну заміну товарів або послуги з гарантійного ремонту (обслуговування), який затверджений наказом Міністерства фінансів України від 03 грудня 2012 року №1263 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 24 грудня 2012 за №2158/22470).

Здійснення заміни товару без зворотного отримання бракованого товару або без належного ведення зазначеного обліку не дає права на збільшення витрат продавця такого товару на вартість замін.

Отже, витрати на гарантійний ремонт (обслуговування) або гарантійні заміни товарів, по яких оприлюднено зобов’язання продавця щодо їх гарантійного обслуговування, враховуються платником податку – продавцем при визначенні об’єкта оподаткування податком на прибуток за умови належного ведення обліку покупців, що отримали таку заміну товарів або послуги з ремонту (обслуговування), незалежно від їх статусу (фізичні або юридичні особи) та підтвердження таких витрат належним чином оформленими первинними документами.

Більш детально про це – в Узагальнюючій податковій консультації щодо витрат на гарантійний ремонт (обслуговування) або гарантійні заміни товарів, затвердженої наказом Міндоходів від 01.07.2014 № 366.