З метою дотримання умов, що надають право роботодавцям на застосування понижуючого коефіцієнта до ставки єдиного внеску та при його розрахунку, страхувальники використовують інформацію, зазначену ними у звітності, яка подається згідно  з вимогами Закону про ЄСВ.

Відповідно до п. 1 розділу IV Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну України від 14.04.2015 р. № 435 (далі — Порядок № 435), звіт щодо сум нарахованого єдиного внеску формується на підставі бухгалтерських та інших документів, згідно з якими провадиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) виплат (доходу), на які відповідно до Закону про ЄСВ нараховується єдиний внесок.

Так, у табл. 6 додатка 4 до Порядку № 435 персоніфіковано по кожному працівнику відображається сума нарахованої заробітної плати, винагороди за виконану роботу (надані послуги) за цивільно-правовими договорами, допомоги по тимчасовій непрацездатності та допомоги по вагітності та пологах.

Нарахування відображаються за календарний місяць (з першого до останнього числа місяця).

На одну застраховану особу допускається декілька записів у табл. 6 додатка 4 до Порядку № 435, якщо, зокрема, протягом одного звітного періоду застрахованій особі нарахування здійснюються за поточні та майбутні (відпускні, допомога по вагітності та пологах), за минулі періоди (лікарняні, тимчасова непрацездатність та перебування у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами).

Таким чином, з метою застосування понижуючого коефіцієнта до бази нарахування єдиного внеску включаються доходи, нараховані працівникам за декілька місяців (зокрема, відпустка, лікарняний, допомога по вагітності та пологах), у звітному місяці, в якому їх було нараховано.