Згідно зі ст.24 Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” страховий стаж – це період, упродовж якого особа підлягає загальнообов’язковому державному пенсійному страхуванню та за який щомісяця сплачено страхові внески в сумі не менш ніж мінімальний страховий стаж.

Стаж роботи для призначення пенсії визначається за даними трудової книжки лише за періоди роботи до 1 січня 2004 р. Після цієї дати  стаж обчислюється за даними, що містяться в системі персоніфікованого обліку (зараховуються періоди, за які сплачено внески до Пенсійного фонду). Згідно зі ст.62 Закону України “Про пенсійне забезпечення“ та  Порядком підтвердження наявного трудового стажу для призначення пенсій  за відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 12.08.1993 р. №637, основним документом, що підтверджує трудовий стаж, є трудова книжка.

За відсутності трудової книжки, а також у випадках, коли в трудовій книжці відсутні потрібні записи або містяться неправильні чи неточні  записи про періоди роботи, для підтвердження трудового стажу приймаються довідки, виписки із наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, які містять відомості про періоди роботи.

Періоди, які включаються до страхового стажу для призначення пенсії:

-  час навчання у вищих навчальних, професійних навчально-виховних закладах, навчальних закладах підвищення кваліфікації та перепідготовки кадрів, в аспірантурі і клінічній ординатурі;

-  час догляду за інвалідом І групи, дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду;

-  час проходження військової служби, служби цивільного захисту, служби в органах державної безпеки;

-  час догляду матері за дитиною до 3-х років;

-  час догляду одного з батьків за потерпілою дитиною від Чорнобильської катастрофи до досягнення нею 12-річного віку;

-  час служби у воєнізованій охороні, в органах спеціального зв’язку і гірничорятувальних частинах;

-  період отримання допомоги по безробіттю;

-  період здійснення фізичною особою підприємницької діяльності;

-  період проживання дружин осіб офіцерського складу, прапорщиків, мічманів і військовослужбовців надстрокової служби з чоловіками в місцевостях, де була відсутня можливість для їхнього працевлаштування за спеціальністю.

Слід зазначити, що крім підтвердження стажу роботи, трудова книжка є документом, який підтверджує те, працює особа чи ні. Ці дані потрібні для встановлення до пенсій надбавок на дітей до 18 років, індексації пенсії та визначення права на проведення відповідних перерахунків пенсії, адже буває, що за законодавством право на них мають лише непрацюючі пенсіонери.