Табель обліку робочого часу — це первинний документ, який містить перелік усіх працівників підприємства, установи, організації з відмітками про те, як вони відпрацювали робочий час протягом облікового періоду. Без цієї інформації заробітну плату працівникові нарахувати не можна.

Табель обліку робочого часу складає особа, яку визначає керівник окремим наказом або у посадовій інструкції якої визначений такий обов’язок.

Табель – це одночасно документ для контролю роботи працівника, наприклад, підтвердження відпустки, лікарняного, прогулу чи іншої причини неявки, тобто засіб контролю за тим, чи дотримується працівник встановленого режиму роботи. Крім того, це зарплатний документ, так як без нього неможливе нарахування заробітної плати за місяць (бухгалтеру треба знати відпрацьовану кількість днів, кількість днів відпустки, лікарняного тощо). Табель має відповідати іншій документації – наказам про відрядження, про відпустку, а також даним листків тимчасової непрацездатності, медичних  довідок тощо. Інформація табелю є також базою для складання статистичної звітності.

Журнал обліку робочого часу працівників або журнал відвідувань є додатковою формою контролю за дотриманням працівниками режиму роботи.

Особі, що відповідальна за ведення табеля, достатньо прописати постійні реквізити у бланку та заповнювати для кожного періоду лише реквізити, що змінюються. Реквізити, які містить табель робочого часу, можна доповнювати іншими. Однак, вже затверджені у ній реквізити краще не виключати, так як вести їх облік потрібно обов’язково (лист Держкомстату вiд 19.03.2010 р. № 17/1-25/ж-61/10/59). Тобто нові реквізити додаються за потребою, а затверджені не виключаються, хоча саму форму табелю (розташування реквізитів) можна й змінити, якщо є така потреба.

Особа, що відповідальна за облік робочого часу в структурному підрозділі, спершу прописує постійні реквізити: назву установи; назву структурного підрозділу; код ЄДРПОУ установи; відомості про працівника структурного підрозділу (порядковий і табельний номер, стать, посаду, прізвище, ім’я, по батькові). Табель обліку робочого часу заповнюється за періодами, зазначаючи дату складання і звітний період. Заповнення табеля робочого часу продовжується із відображення відомостей про кожного працівника: явки та неявки за числами місяця із зазначенням годин; кількість відпрацьованого часу за місяць; кількість годин неявок за місяць для кожної з причин; розмір посадового окладу чи тарифної ставки. Це окремі розділи, які містить форма табелю обліку робочого часу.

При веденні табелю обліку робочого часу слід звертати увагу  на наступні моменти: дні неявки ставляться виключно на основі доказових документів (лікарняних листків, наказів про відрядження, відпустку тощо); ведеться табель щодня; години ставляться по факту. У табель можна ставити, наприклад, 5.25 год., 5.5 год. Для працівника з неповним робочим часом це може бути нормою; день перед святковим і неробочим днем скорочується на 1 годину, тобто 7 годин замість звичайних 8 годин (ч. 1 ст. 53 Кодексу законів про працю України, далі – КЗпП України). Виняток – це працівники, для яких встановлено робочий тиждень меншої тривалості, ніж 40 годин. Їх перелік – у ст. 51 КЗпП України.

Табель обліку робочого часу складається виключно на працівників, з якими укладено трудовий договір. При цьому неважливо, строковий цей договір чи безстроковий, сумісник це чи основний працівник. Однак, якщо з фізичною особою укладено цивільно-правовий договір або працівник працює на умовах суміщення, відомості про таку особу не відображаються. У табелі відображаються і ті працівниці, які перебувають у відпустках для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного чи шестирічного віку.